EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE (A.I.S)

Ejecuta las Aplicaciones de contabilidad de la compañía

Estas aplicaciones se Caracterizan por un elevado volumen de procesamiento de datos y procesamiento de datos es la manipulación o transformación de símbolos, como números y letras a fin de aumentar su utilidad.

El procesamiento de datos consiste en cuatro tarea principales que detallaremos mas adelantes como son, Recolección de datos, Manipulación de datos, Almacenamiento de datos y preparación de documentos

podemos decir entonces que la tarea de procesar datos de una compañía corre por cuenta de un Sistema de información Contable(A.I.S.)

El A.I.S. reune datos que describe las actividades de la Empresa, transforma estos datos en información, pone la información a disposición de la gerencia y de los usuarios tanto dentro como fuera de la empresa(el entorno),Para conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayudar a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en un momento oportuno.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Hay varias características del procesamiento de datos que distinguen claramente el AIS de los demás subsistemas del CBIS. El AIS :

• Realiza tareas necesarias: La compañía no decide si quiere realizar o no procesamiento de datos. La ley obliga a la compañía a mantener un registro de sus actividades. elementos del entorno como el gobierno, los accionistas y propietarios, y la comunidad financiera, exigen que la compañía realice procesamiento de datos. Pero incluso si el entorno no lo exigiera, la gerencia de la compañía siempre implementaría el AIS para establecer y mantener un control.


• Sigue procedimientos relativamente estandarizados: Los reglamentos y las prácticas aceptadas dictan la forma de realizar el procesamiento de datos. Las organizaciones, sea cual sea su clase, procesan sus datos básicamente de la misma manera.


• Maneja datos detallados: Puesto que los registros de procesamiento de datos describen las actividades de la compañía de manera detallada, crean un rastro de auditoría. Un rastro de auditoría es una cronología de actividades que puede seguirse de principio a fin, y del fin hasta el principio.
  
• Tiene un enfoque primordialmente histórico: Los datos recabados por el AIS generalmente describen lo que sucedió en el pasado. Este siempre es el caso cuando se usa procesamientos por lotes.
  
• Proporciona poca información de problemas: El AIS produce cierta información. Los informes de contabilidad estándar, como el estado de ingresos y el balance general, son ejemplos de ellos.
  

A pesar de que la línea que separa los otros subsistemas del AIS se puede distinguir por las características anteriores.

TAREAS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

Las tareas del procesamiento de datos, son los procedimientos que realiza todo sistema de información gerencial; en este caso del sistema de información contable, realiza esos procedimientos para llevar un control de las actividades financieras de la empresa y resumirla de forma útil para la toma de decisiones. Básicamente son 4 tareas, las cuales son:

• RECOLECCIÓN DE DATOS: cuando la empresa proporciona productos y servicios a su entorno, cada acción se describe con un registro de datos. Si en la acción interviene un elemento del entorno (gobierno, comunidad financiera, sindicatos, comunidad global, clientes, proveedores, comeptencia, accionistas), la acción recibe el nombre de transacción; en donde se dice que hay un procesamiento de transacciones. El sistema de procesamiento de datos reúne los datos que describen:
  
  

1.- Cada una de las acciones internas de la empresa.

2.- Las transacciones con el entorno.

MANIPULACIÓN DE DATOS: Consiste en convertir los datos en información, existen 4 operaciones de manipulación de datos:

1.- Clasificación: Ciertos elementos de datos de registros funcionan como códigos. En el campo de la computación, un código es uno o más caracteres que sirven para identificar y agrupar regsitros. Ejemplo, un regsitro de nómina incluye códigos que identifican el empleado (número de empleado), el departamento del empleado (número de departamento) y la clasificación de nómina del empleado (clase de nómina)

2.- Ordenamiento: Los registros se acomodan en ciertas secuencias con base en los códigos u otros elementos de datos. Ejemplo: el archivo de registros de nómina se ordena de modo que todos los registros de cada empleado estén juntos.

3.- Cálculo: se realizan operaciones aritméticas y lógicas con los elementos de datos para producir elementos de datos adicionales. Ejemplo: en un sistema de nómina, el salario por hora se multiplica por las horas laboradas para producir el ingreso bruto.

4.- Resumen: consiste en sintetizar los datos en forma general, es decir, en totales, subtotales, promedios u otros.

• ALMACENAMIENTO DE DATOS: en todas las empresas se realizan acciones y transacciones cada día, donde en cada transacción se describe con varios elementos de datos; por lo tanto, el almacenamiento es muy importante para las empresas, significa guardar los datos en algún lado al momento de necesitarlos, es decir, guardarlos en medios de almacenamiento secundarios como los discos duros, pendrive, MP3, MP4, Ipods, cualquier tipo de medio o dispositivo necesario para no perder la información. Los archivos pueden integrarse lógicamente para formar una base de datos.

• PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS: el sistema de información contable produce salidas para las personas y organizaciones tanto dentro como fuera de la empresa, en la mayor parte de las salidas son documentos impresos, pero también se usan las salidas por pantalla, generalmente las salidas se originan de dos formas:

1.- Por una acción: se producen cuando algo sucede, en cualquier momento. Ejemplo: la factura que se imprime cada vez que se surte un pedido a un cliente.

2.- Por un plan: se producen en una fecha determinada. Ejemplo: Un cheque de nómina que se prepara cada viernes.

PAPEL DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Produce algo de información en forma de informe estándar de contabilidad. Estos informes son especialmente valioso en el área financiera de la Compañia y en los niveles gerenciales mas altos

y lo mas importante es que:
Proporciona la rica base de datos que se utiliza para resolver problema

Sistema de distribución

•El sistema de distribución esta compuesto por aquellas compañías que distribuyen productos y servicios a sus clientes, son compañías u organización que están en el negocio de la distribución de una forma u otra, como por ejemplo los hospitales, instituciones del gobierno, empresas de comida de ropa, empresas de electricidad, de luz, etc.

Elementos que conforman el sistema de distribución

•Los elementos del entorno del sistema de distribución están compuestos por clientes, por proveedores, por la bodega de materiales y la gerencia. Estos elementos forman parte de la empresa como tal y están conectados al sistema a través de flechas que vendrían siendo los flujos de datos. Por medio de estos flujos de datos se conecta a la empresa tanto con los proveedores como con los clientes, respectivamente. En el caso de la empresa esta se conecta con los proveedores a través de la ordenes de compra y esta también se conecta con los clientes a través de las ordenes de venta.

Los principales subsistemas del sistema de distribución

•El sistema de distribución costa de tres subsistemas principales, en el cual el primer subsistema se encarga de surtir los pedidos a los clientes, el segundo de ordenar existencias de reabastecimientos a los proveedores y el tercero de mantener el libro mayor de la compañía.

Subsistema de surtidos de pedidos a los clientes

•En el surtido de pedidos a los clientes intervienen cuatros sistemas importantes en los cuales tenemos la captura de pedidos el inventario, la facturación y cuentas por cobrar. Este sistema de capturas de pedidos introduce los pedidos de los clientes al sistema, el sistema de inventarios mantiene el registro de inventarios, el sistema de facturación prepara la facturas de los clientes y el sistemas de cuentas por cobrar se encarga de cobrar dinero a los clientes.